DATEV Unternehmen Online

Was ist eigentlich DATEV Unternehmen Online?

Unternehmen Online ist DIE Komplettlösung für Ihre kaufmännischen Prozesse – vom digitalen Belegaustausch über Prüfung, Freigabe und Bearbeitung der Rechnungen bis zur Bezahlung und Erfassung der Lohndaten oder einer Digitalen Personalakte.

Was sind Ihre Vorteile?

  • effizientes Arbeiten durch einen gesamten kaufmännischen Prozess – vom Prüfen der Rechnungen bis zur Bezahlung
  • eine anwenderfreundliche Plattform mit vielen Möglichkeiten der Nutzung und Erweiterung
  • jederzeit Zugriff auf Ihre Unterlagen und Arbeiten über die Cloud
  • ein sicherer Zugang über den DATEV Smart-Login oder DATEV Smart-Card
  • revisionssicheres Archiv für das langfristige Aufbewahren Ihrer Rechnungen
  • kein langes Suchen oder Zusammenstellen von Unterlagen durch verschiedene Suchfunktionen
  • übersichtliche Belegverwaltung und Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Fahrtwege oder Postlaufzeiten fallen weg – die Unterlagen stehen jederzeit bereit, Originalbelege bleiben im Unternehmen

Wie sieht die Oberfläche aus? kleiner Einblick

DATEV Unternehmen Online - Überblick Standard

Bearbeitungsform Standard

DATEV Unternehmen Online - Überblick Erweitert

Bearbeitungsform Erweitert

Was beinhaltet DATEV Unternehmen Online? Überblick

DATEV Unternehmen Online Überblick

Was beinhaltet DATEV Unternehmen Online? im Detail

Upload-Möglichkeiten Wie kommen die Belege in die Cloud?

Der erste Schritt ist das Digitalisieren bzw. Hochladen der Belege.
Ob per Mail oder einem Portal oder noch per Papier – viele Wege führen in die DATEV Cloud. Sie können Belege fotografieren, scannen oder bereits digitalisierte Belege einfach weiterleiten.

1. Fotografieren mit Upload Mobil App

Sie sind viel beruflich unterwegs und selten im Büro, um Tankbelege und Quittungen abzugeben?
Dann ist DATEV Upload mobil die optimale Lösung für Sie.

Laden Sie die kostenlose App auf Ihr Smartphone und fotografieren Sie damit die Belege.
In Kombination mit der Authentifizierung per SmartLogin übermittelt die App die Belege direkt nach Unternehmen online. Die Belege stehen damit sofort für die Buchführung zur Verfügung.

Hinweis: Oftmals können Sie bereits beim Bezahlen an der Kasse den Beleg per QR-Code digital abrufen. Das spart Papier und das Abfotografieren.

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2. Gescannte Belege mit DATEV Upload online

Papierrechnungen können auch per Scanner digitalisiert werden. Alle Rechnungen und Dokumente, die Sie per Post erhalten, werden gescannt und per Drag-and-drop nach Unternehmen online hochgeladen (DATEV Upload online).

Unsere und DATEVs Empfehlung: Kontaktieren Sie den Absender der Rechnung und erkundigen Sie sich, ob die Rechnung auch digital erhältlich ist. Das spart zukünftig den Scan-Aufwand.

3. E-Mail-Weiterleitung von Rechnungen mit DATEV Upload Mail

Per DATEV Upload Mail leiten Sie alle Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, an DATEV Unternehmen online weiter. Dazu ist lediglich eine einmalige, kostenlose Aktivierung der E-Mail-Adresse im Programm notwendig.

Unsere und DATEVs Empfehlung: Legen Sie eine extra Mail-Adresse für Ihre Rechnungen an z.B. Mustermann@rechnungen.de und kontaktieren Sie Ihre Lieferanten, zukünftig die Rechnung an diese E-Mail-Adresse zu schicken. Sie können dann eine automatische E-Mail-Weiterleitung an DATEV Unternehmen online einrichten.

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4. Automatisches Hochladen aus ausgewählten Verzeichnissen mit DATEV Belegtransfer

Mit dem Programm DATEV Belegtransfer können Sie Ihre Belege nach DATEV Unternehmen online übertragen. Zusätzlich bietet das Programm einen Überwachungsmodus an, der Belege über die von Ihnen ausgewählten Unterverzeichnisse automatisch nach Belege online überträgt.

DATEV Belegtransfer über den Link www.datev.de/belegtransfer herunterladen und installieren.

Belege bearbeiten/bezahlen

Der zweite Schritt beinhaltet, die Rechnungen nach Lesbarkeit und Inhalt zu prüfen – zu „Bearbeiten“.
In diesem Schritt kann auch die Zahlung vorbereitet werden. Die Belege müssen nicht mehr manuell erfasst werden.

Buchungs- und zahlungsrelevante Informationen wie Geschäftspartnername oder IBAN werden vom Belegbild ausgelesen und automatisch in den Erfassungsfeldern vorbelegt. Tippfehler gehören damit der Vergangenheit an.

Der DATEV Buchungsassistent (OCR-Erkennung) unterstützt Sie bei der Vorerfassung von Belegen und dem Bezahlen der offenen Rechnungen.

DATEV Unternehmen Online - Belege bearbeiten - Prozess

Überweisungen oder Lastschriften werden automatisch vorausgefüllt und können ganz einfach an das Kreditinstitut übermittelt werden. Ein separates Banking-Programm ist nicht notwendig. Kontoauszüge und Rechnungen müssen nicht mehr aufwändig sortiert werden, dadurch sparen Sie viel Zeit.

Die digitalen Kontoumsätze holen Sie einfach und schnell per PIN/TAN-Verfahren oder EBICS von der Bank. Mit Hilfe der OCR-Erkennung sortiert die Anwendung die Kontoumsätze den Rechnungen zu, auch wenn Skonto in Anspruch genommen wurde. Der digitale Beleg wird mit der Zahlung verknüpft und kann jederzeit wieder aufgerufen werden.

In dem Prozess „Belege bearbeiten“ kann ein Freigabeprozess für mehrere Personen eingerichtet werden – diese Leistung muss zusätzlich gebucht werden – weitere Informationen finden Sie – unter „zusätzliche Softwareleistungen von DATEV“

Bearbeitungsformen: Standard oder Erweitert

Sie können wählen zwischen 2 Bearbeitungsformen. Wir beraten sie gerne, welche Bearbeitungsform für Sie geeignet ist, hier schon mal ein kleiner Überblick:

DATEV Unternehmen Online - Belege bearbeiten - kleiner Prozess

Standard:

  • einfacher Zahlprozess
  • einfache Belegbearbeitung
  • digitales Belegbuchen in der Kanzlei

Erweitert:

  • übersichtliche Rechnungsliste
  • (Skontoinformationen, Fälligkeiten)
  • Erfassung buchführungsrelevanter Daten möglich (Konto, Ware/Leistung)
  • effizientes Buchen in der Kanzlei mit Buchungsvorschlägen

DATEV Unternehmen Online Funktionsumfang Standard+Erweitert
Kontoumsätze prüfen

Der Kontrollhaken am Papierkontoauszug fällt weg, dafür haben Sie über den elektronischen Kontoauszug viele Möglichkeiten, „automatische Haken“ durch Regeln zu setzen z.B. bei wiederkehrenden Buchungen.

Sie können die Kontoumsätze auf geprüft setzen, den Kontobewegungen digitale Belege zuordnen oder Notizen erfassen. Durch das Prüfen der Kontoumsätze können Belege als vollständig bezahlt gekennzeichnet werden, sodass sich die Anzahl der zu bezahlenden Rechnungen auf den Startseiten Belege und Bank verringert. Wenn Sie mit DATEV Unternehmen Online bezahlen, wird der Beleg automatisch an die Zahlung „geheftet“ und Sie haben somit eine direkte visuelle Kontrolle.

DATEV Unternehmen Online - Kontoumsätze prüfen
Kassenbuch führen

Sie führen die Kasse noch in Excel? Hier empfehlen wir Ihnen: Nutzen Sie das Kassenbuch online – für Ihre GoBD-konforme Kassenbuchführung.

Bei der Erfassung der Kasse werden Ihre Eingaben durch laufende Prüfungen unterstützt, sodass die Einhaltung der relevanten Ordnungsmäßigkeitsanforderungen gewährleistet ist. Die erfassten Daten können direkt aus Kassenbuch online für eine steuerliche Außenprüfung exportiert werden.

DATEV Unternehmen Online - Kasse führen

Die Möglichkeit der Übernahme der Daten bei Einsatz von DATEV Kassenarchiv online schafft einen durchgängigen digitalen Prozess von der elektronischen Kasse bis zur Finanzbuchführung. Wenn Sie mehr wissen möchten – schauen Sie unter DATEV Zusatzleistungen (Verlinkung – wenn möglich).

Rechnungen werden nicht immer bargeldlos bezahlt. Mit dem Kassenbuch in Unternehmen online können Sie bis zu 99 Kassen manuell führen. Von der Erfassung bis zum Zählprotokoll ist der Prozess komplett abgebildet.

Auswertungen

Aussagekräftige und differenzierte Auswertungen Ihres Steuerberaters sind schnell verfügbar. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig.

Möchten Sie gerne ein einfaches PDF Dokument als Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder Ihre Unternehmenskennzahlen näher unter die Lupe nehmen? Beides ist möglich. Die interaktiven Auswertungen können Sie auch nach Excel kopieren/exportieren und weiterverarbeiten.

DATEV Unternehmen Online - Unternehmenskennzahlen prüfen
Was benötigen Sie?

  • Smartphone (Android oder Apple) oder Smart Card, zusätzlich Tablet oder PC
  • Internet-Zugang über Google Chrome oder Microsoft Edge
  • DATEV Smart Login App (Google Play Store / Apple App Store)
    Empfehlung: zusätzlich DATEV Upload mobil (optimal für unterwegs)
  • Scanner – bei mehreren Papierbelegen (Bitte die Scaneinstellung beachten: 300 dpi, schwarz/weiß)

Welche Kosten kommen auf Sie zu?

  • DATEV Unternehmen Online 11,00 € monatlich (bis zu 10 Nutzer)
    Zuzüglich Belege online 3,65 € (Belegvolumen 0,5GB) monatlichJe weiteres GB Speichervolumen 1,00 € monatlich
    Abruf elektronische Bankkontoumsätze pro Bankkonto 1,30 € monatlichGrößenumfang:
    eine durchschnittliche Belegseite sollte 0,07MB an Speicherplatz belegen, das bedeutet, dass Sie ca. 7000 Belege ohne weitere Mehrkosten hochladen können. Sollte der Beleg 1 MB an Größe aufweisen, so würden Sie bereits nach 500 Belegen in die kostenpflichtige nächste Speicherstaffel gelangen.Daher lautet unsere Empfehlung:
    Beachten Sie die Scaneinstellung (Schwarz/weiß und 300 dpi)
  • Zugang:
    Smart Login App (kostenlos)
    DATEV mIDentity Stick einmalig 50,00 €

Hier loggen Sie sich in Ihr Portal ein:

https://duo.datev.de

Mit DATEV Unternehmen online behalten Sie ihre Finanzen immer im Blick– und das von überall aus! Mit dem Tablet können Sie beispielsweise unterwegs Wartezeiten, z.B. beim Arzt, produktiv überbrücken.

DATEV Unternehmen Online - auf den Punkt gebracht

Wenn Sie nochmal mehr ins Detail gehen wollen, können Sie sich das kostenlose Einführungsvideo von DATEV Unternehmen online für Unternehmen anschauen:

https://secure16.datev.de/dlpon/course/view.php?id=990

UNTERLAGEN ZUM LERNVIDEO