Die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Buchführungsprozessen steigen stetig. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist mittlerweile für jedes Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche – zwingend erforderlich.
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation systemgestützt in den Bereichen
- Ersetzendes Scannen (Digitalisierung papierbasierter Belege) und
- Kassenführung / Kassensysteme
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Unterlagen im Unternehmen erstellt, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden. Sie dient dem Nachweis, dass Ihre digitalen Buchführungsprozesse den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen.
Rechtliche Grundlage:
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation ergibt sich aus mehreren rechtlichen Vorgaben:
- § 146 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) – Buchführungen müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle ermöglichen.
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) – Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ konkretisieren, dass bei digitalen Prozessen eine Verfahrensdokumentation zwingend erforderlich ist.
- GoBD-Tz. 151–158 regeln explizit, dass die Verfahrensdokumentation nachvollziehbar und schlüssig darlegen muss, wie Belege empfangen, verarbeitet, gespeichert, gesichert und aufbewahrt werden.
- Ersetzendes Scannen ist nur zulässig, wenn ein dokumentiertes, kontrolliertes Verfahren nach GoBD besteht – andernfalls kann das Originaldokument bei einer Prüfung weiterhin verlangt werden.
- Auch Kassenaufzeichnungen sind besonders prüfungsrelevant: Die Finanzverwaltung erwartet eine Verfahrensbeschreibung, die den Aufbau und die Funktionsweise des Kassensystems darstellt (§ 146a AO, Kassensicherungsverordnung).
Was sind die Vorteile?
Eine professionelle Verfahrensdokumentation bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:
- Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen:
Die Vorlage einer vollständigen und aktuellen Verfahrensdokumentation beugt Beanstandungen vor und reduziert das Risiko von Hinzuschätzungen. - Transparente und nachvollziehbare Prozesse:
Alle Abläufe – von der Belegerfassung bis zur Archivierung – werden klar beschrieben. Das erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und stärkt die interne Organisation. - Digitale Effizienz:
Durch klar definierte Scan- und Archivierungsprozesse können papiergebundene Abläufe reduziert und digitale Workflows effizient genutzt werden. - Nachweis für GoBD-Konformität:
Eine vollständige Dokumentation zeigt, dass Ihre Systeme und Prozesse den GoBD-Anforderungen entsprechen – ein wichtiges Signal gegenüber Finanzverwaltung, Banken und Wirtschaftsprüfern. - Wertsteigerung des Unternehmens:
Ein dokumentiertes, nachvollziehbares System trägt zu einer höheren Transparenz und Stabilität des Unternehmens bei – insbesondere relevant bei Unternehmensnachfolge oder -verkauf.
BAFA-Zuschuss – Förderung sichern bis Jahresende 2025
Die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) fördert qualifizierte Beratungsleistungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) nach der Richtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“.
Was wird gefördert?
- Beratungsleistungen zur Digitalisierung, Prozessoptimierung und zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – darunter fällt auch die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.
Förderhöhe:
- Bis zu 50 % Zuschuss auf die Netto-Beratungskosten in den alten Bundesländern
- Bis zu 80 % Zuschuss auf die Netto-Beratungskosten in den neuen Bundesländern (ohne Land Berlin und Stadt Leipzig)
- Maximal 3.500 € Zuschuss je Beratungsvorhaben
- Zwei förderfähige Beratungen können bis zum Dezember 2025 beantragt werden. Die Umsetzung erfolgt in den sechs Monaten ab Bescheidzugang im Jahr 2026
Fördervoraussetzungen:
- Ihr Unternehmen zählt zu den KMU (weniger als 250 Mitarbeiter, Jahresumsatz bis 50 Mio. €)
- Der Antrag wird vor Beginn der Beratung gestellt
- Wir unterstützen Sie gerne bei der Antragstellung und Abwicklung mit der BAFA
Somit können Sie sich die Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation hälftig fördern lassen und gleichzeitig Ihre Rechtssicherheit und Effizienz deutlich verbessern.
Unser Angebot für Sie
Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Verfahrensdokumentation, die alle relevanten Prozesse abbildet – rechtssicher, verständlich und GoBD-konform.
Nutzen Sie die Chance, sich noch bis Jahresende 2025 zwei BAFA-Förderungen zu sichern und gleichzeitig Ihre Buchführungsprozesse zukunftssicher aufzustellen. Die Anzahl der BAFA-Beratungen ist begrenzt.
Haben Sie Fragen? Dann sprechen Sie uns gerne an!
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